Как компаниям улучшить тревел-менеджмент в постпандемическую реальность

Одним словом, заблаговременно подготовиться к непредвиденным изменениям, что ждут всех путешественников впереди в связи с открытием границ. О том, какие шаги могут предпринять компании уже сегодня, чтобы легче пережить постковидную реальность и оптимально подготовиться к будущим деловым поездкам, рассказывает Анатолий Курюмов, генеральный директор компании «Ракета» - цифровой платформы по организации командировок.

Оптимизируйте бизнес-процессы

Пандемия заставила многие компании урезать свои бюджеты. Но важно еще и проанализировать операционную эффективность компании и найти способы для оптимизации процесса командирования. Задайте себе вопросы: как ваша компания может повысить производительность труда своих сотрудников; как получить больше информации о расходах на деловые поездки; если использовать для командировок служебный автомобиль, покроет ли страховка непредвиденные дорожные расходы? Потратить время на это стоит – так ваша компания переоценит тревел-менеджмент, тревел-политику в целом, сможет разработать план обеспечения безопасности для сотрудников. Это позволит компании подготовиться к новой реальности бизнес-путешествий в постпандемический период.

Пересмотрите соглашения с поставщиками

Сделайте update ваших соглашений, контрактов с поставщиками: какие скидки за объемы услуг прописаны с отелями, авиа-, железнодорожными и трансферными компаниями? Например, если авиаперевозчик отказался от какого-то популярного среди ваших сотрудников маршрута, это уже повод обсудить условия соглашения.

Обновите профили сотрудников

Сейчас хорошая возможность заняться текущей работой по тревел-менеджменту. Актуализируйте информацию в профилях сотрудников, обновите данные, в том числе, и контакты для оперативной связи. У вас должна быть вся информация, чтобы в экстренном случае, например, при внезапной вспышке заболеваемости или других небезопасных ситуациях, вы могли связаться с работниками или централизованно отправить им рассылку.

Изучайте правила поездок

Если ваша компания отправляет сотрудников в международные командировки, то необходимо постоянно следить за обновлениями информации о разрешениях и правилах въезда-выезда, условиях бронирований (они тоже могут меняться в зависимости от эпидемиологической ситуации). Рассмотрите не только ограничения на поездки по конкретным направлениям, но и дополнительные локальные требования. Имеет смысл также оценить уровень риска в месте командирования, куда отправляется сотрудник.

Возвращайте деньги

Внимательно отслеживайте отмены рейсов, поездок и осуществляйте возврат средств по ним. Советуем принимать взвешенные решения относительно приобретения билетов в долгосрочной перспективе: даже на два-три месяца вперед. Здесь важно выбирать билеты с гибкими правилами отмены или переноса даты поездки.

Цифровизируйтесь

В 2021 г компании изменят свое поведение: многие задумаются об оптимизации процесса командирования. «Будут переосмысливаться корпоративные программы внедрений цифровых платформ, онлайн-инструментов по организации командировок. Это неизбежно – мы движемся по пути цифровой трансформации», - говорит генеральный директор компании Ракета Анатолий Курюмов. – «Мы видим, что после глобальных кризисов (2008, 2014 гг) рынок делового туризма восстанавливается в течение 2-3 лет. Поэтому после начала пандемии коронавируса можно ожидать, что активно внедрять онлайн-платформы по организации бизнес-тревел компании будут в 2022-23 гг.», - заключил эксперт.