Event-менеджмент: Бюджетные трудности и рентабельность мероприятий
.jpg)
Введение
Azavista опросила 400 организаторов из агентств и предприятий со всего мира.
2013 год добавил оптимизма в индустрию встреч: компании начали наращивать свои программы и проводить мероприятия, которые были позабыты во время рецессии. Тем не менее этот тренд наблюдается не везде, подтверждая “ассиметричное восстановление” региональных экономик.
Текущая и прогназируемая ситуация ивент-индустрии и сектора бизнес- путешествий в большей степени отражает эволюцию глобального финансового состояния, когда наибольший рост развития замечен в наиболее экономически- развитых странах. Тем не менее, факты указывают на большую вероятность того, что путь рынка к восстановлению, несмотря на его ассемитричность, продолжиться и в следующем году.В данном исследовании мы стремились определить серьезность бюджетных проблем, с которыми часто сталкиваются организаторы, а так же выявить корреляцию между этими проблемами и измерением ROI. Распространенна ли практика измерения рентабельности мероприятий? Служит ли это решением?
Организаторы повсеместно сталкиваются с последствиями текущей экономической ситуации. Это было подтверждено практически 60-ю процентами респондентов, которые заявляют о сокращении бюджета в течение последних 2-3 лет. Большинство этих респондентов так же заявили о сокращениях более чем в 20% от первоначального бюджета. Более чем 1/3 опрошенных, которые были организаторами 20+ мероприятий в год, отметили, что 70% событий стали организовываться внутри страны.
Рентабельность мероприятий (Event ROI)
Предприятия придерживаются тенденции удерживать затраты и управлять рабочими процессами на внутреннем уровне. Вместе с этим, большинство респондентов назвали нехватку кадров, времени и ресурсов основными проблемами при планировании.
Находясь под пристальным наблюдением, сейчас как никогда, мероприятия требуют тщательного измерения ROI для обоснования бюджета и стратегической важности этих событий. Несмотря на это, опрос показывает противоположное: около 70% опрошенных не измеряют рентабельность своих мероприятий. Мы полагаем, что этот показатель будет уменьшаться год за годом, так как организаторам требуется все больше обоснований при борьбе с бюджетными сокращениями.
Измерение ROI - это целый комплекс процедур. Каждое событие имеет свои переменные и стандартизированные методы, которые затруднительно применить ко всем параметрам. В этом опросе мы идентифицировали основные методы, которыми пользуются организаторы для измерения рентабельности и успешности событий. Самые популярные из них:
- Анализ контента в соц.медиа
- Мониторинг продаж
- Опросы
- Посещаемость
- Освещение в медиа
- Вовлеченность работников
- Принудительное посещение или участие?
- Оценка деятельности участников и организаторов
- Посещаемость сайта
- Затраты или возможности?
- Измерение дополнительных выгод от бизнес-контактов, установленных во время события
Тот факт, что многие компании все чаще предпочитают для своих мероприятий внутренний рынок, но в то же время имеют недостаток профессиональных кадров, приводит к осложнениям в достижении поставленных целей в установленные сроки. Принесут ли пользу подобные сокращения ресурсов и персонала? Это требует тщательно проверки для каждого мероприятия, так как может сильно повлиять на конечный результат.
Опрос Azavista так же выявил, что уровень внедрения технологий в индустрии ивент-менеджмента достаточно низок. Почти 50% опрошенных не используют никаких инструментов. 160 из 400 респондентов используют инструменты для регистрации, 10% также пользуются инструментами поиска постващиков и работы с RFP, а 15% используют мобильные приложения и инструменты при работе с отчетностью.
Элементы события
При планировании мероприятия некоторые элементы являются особенно важными. Azavista попросила организаторов оценить основные элементы по степени их важности для успеха мероприятия. В результате мы получили следующий рейтинг:
- Содержание и спикеры
- Вовлеченность
- Посещаемость
- Креативность
Содержание мероприятия и заявленные спикеры заслуженно занимают первое место. Эти элементы могут повлиять не только на посещаемость и вовлеченность, но и на качество информации и знаний, которые определят поведение участников и посетителей после мероприятия.
Другие вызовы
Сокращения бюджета - не единственная проблема, с которой сталкиваются организаторы. В ходе опроса Azavista выявила еще 5 наиболее распространненых вызовов, которые приходится принимать организаторам:
- Контроль бюджета и затрат: На снижающийся бюджет возлагаются все бóльшие ожидания.
- Ограниченные ресурсы и рабочая сила: Высокая нагрузка и минимум кадров, чтобы с ней справиться.
- Время и логистика: Поиск максимально удобного для большинства участников времени и места.
- Посещаемость: Уменьшение количества отмен участия в последние минуты и достижение высокого уровня посещаемости.
- Местоположение: Поиск площадки, подходящей как для отечественных, так и иностранных участников.
Результаты
Результаты опроса Azavista показывают, что организаторы мероприятий не акцентируют внимания на оценке возврата инвестиций, вложенных в мероприятие. Azavista полагает, что эта тенденция вскоре изменится, так как бюджет становится все меньше, а требования к организаторам растут.
Измерение рентабельности мероприятия может помочь в обосновании бюджета, увеличить шансы на общий успех мероприятия и избежать ошибок в будущих проектах. Кроме того, внедрение технологий и онлайн-инструментов также находится на низком уровне, но стремительное сокращение ресурсов и кадров, рано или поздно, приведет к тому, что организаторы начнут использовать технология для увеличения эффективности работы.
ИТОГИ:
- В опросе учавствовали 400 ивент-организаторов из агентств и предприятий со всего мира
- 70% из них не измеряют рентабельность мероприятия
- Только 10% пользуются электронными приложениями поиска поставщиков и RFP
- 15% используют мобильные приложения
- 40% используют инструменты ивент-регистрации
- 82% не знают о существовании подобных инструментов и приложений